年賀状とは別に取引先など社外の人に、
新年の挨拶メールを送る機会も増えています。
社外に送るものですからマナーには十分注意し、
社会人として正しい挨拶ができるようになりましょう。
目次
◆メールの件名について
まずメールの件名についてですが、
件名には自分が所属する企業の名前、
自分の名前に加えて新年のご挨拶などと書いておきましょう。
どこの誰からどんなメールが来ているのか、
件名を見ただけでわかるようにします。
件名にこれらが書かれていないと、
誰からどんなメールが来たのか本文を読まないとわからず、
メールを受け取る側からするとちょっと面倒です。
メールの場合。。。
いわゆる迷惑メールや企業の宣伝メールなど、
読む必要性の薄いメールも届く可能性があるので、
区別するためにも件名はとても重要です。
◆メールの本文について
次に本文ですが、
まずは相手の会社名と所属部署、そして相手の個人名を書きます。
特定の個人ではなく会社に挨拶メールを送るというなら
個人名は書かなくてもいいでしょう。
その後は挨拶に入るわけですが、
これは一般的な新年の挨拶であれば、どんな形でもかまいません。
例文としては、
旧年中はなにかとお世話になり誠にありがとうございました。
本年もより一層のご支援賜りますよう心よりお願い申し上げます。
といった感じでしょうか。
挨拶文の後には今年の年号と元旦という言葉を入れておきます。
相手と仕事上のお付き合いが多く、
何か他に話しておきたいエピソードなどがあるなら、
追記しておくと気持ちがより伝わります。
簡単な挨拶メールならここまでで完成です。
誤字脱字がないかを最後によくチェックし送信しましょう。
◆挨拶のメールと連絡事項のメールを分ける必要はあるのか？
新年の挨拶と同時に仕事上の連絡事項を伝えたい時は、
件名にそのことも書き、本文でも挨拶の後に用件を伝えます。
年始という忙しい時期ですから、
お忙しい中大変申し訳ありませんが、などの言葉を入れておくといいでしょう。
挨拶のメールと連絡事項のメールを分けたほうが良いのでは？
などと思うかもしれませんが、
挨拶のメールと連絡事項のメールを分けた場合。
相手から見た時にかえって面倒だったりしますので、
一通にまとめても問題ありません。
このあたりは通常の年賀状との違いといえますし、便利な点でもあります。
◆最後に
社外に送るメールで気を付けなければならないのは
敬語を正しく使えているかです。
会社の信用にも関わる部分なので十分に注意しながら作成しましょう。
挨拶メールは内容自体はそれほど複雑というわけではないので
言葉遣いさえしっかりできていれば失敗はないはずです。
新年早々失礼な言動をしてしまわないように気を付けてください。
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